Wem sollte in einem Unternehmen das Erstellen von Dokumenten überlassen werden?
Natürlich den Leuten, die am dichtesten am Kunden sind.
Dem Personal aus dem Callcenter
den Außendienstmitarbeitern
den Vertretern vom Kundensupport
Kundenbeziehungsmanagern
Kundenbetreuern
... oder ganz einfach allen, die verantwortlich sind für die Herstellung von Dokumenten
Das Elixir Correspondence System ist ein webbasiertes System für die Produktion von Dokumenten, das die dezentralisierte Erstellung von Inhalten, die Versionsverwaltung, die Prüfung und Genehmigungsprozesse unterstützt. Das ganze Konzept basiert auf Vorlagen. Dadurch spart man sich langatmige Entwurfszyklen und kann verstärkt auf ereignisbezogene Dokumente setzen, in denen es eine Wechselwirkung gibt. Wenn also beispielsweise die Adressänderung bei einem Kunden eine Nachbereitung erforderlich macht, ändert sich dadurch der Inhalt des Dokuments. Die Inhalte können dabei vollständig dynamisch und basierend auf dem Ereignis vordefiniert sein. Möglich ist auch eine Mischung aus vordefiniertem Inhalt und Spontantext. Ihn sämtlichen Fällen kann das Dokument an Genehmigungen geknüpft werden, so dass es nicht ungeprüft in den Vertrieb geht.
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"Ich bin zuversichtlich, dass die Kunden genau die richtigen Dokumente mit genehmigtem Inhalt bekommen werden."
Von der Firma genehmigte Dokumente in drei Schritten
Machen Sie Ihre Mitarbeiter glücklich.
"Wir können gar nichts mehr falsch machen! Wir suchen das benötigte Dokument aus, und das Elixir-System setzt es binnen Sekunden zusammen, gibt eine Korrekturfahne aus und schickt die Datei zur Genehmigung".
Die Arbeitsabläufe im Elixir Correspondence System
Der Elixir-Arbeitsablauf ist in fünf Bereiche unterteilt:
Systemverwaltung
Erstellung von Inhalten
Korrekturlesen von Dokumenten
Genehmigung von Dokumenten
Herstellung von Dokumenten
Der Arbeitsablauf im Elixir Correspondence System bietet eine ganze Reihe von Rollen sowohl für die Erstellung von Inhalten als auch für deren Lieferung und Genehmigung. In diesem Modul sind alle Programme enthalten, die zum Erstellen von Benutzern, zur Zuweisung von Rollen, zum Einrichten von Gruppen und zum Einstellen von Sicherheitsstufen benötigt werden.
Erstellung von Inhalten
Dieser Gruppe zugewiesene Benutzer haben je nach Art des Inhalts, den Sie produzieren und verwalten können (einschließlich Dokumentvorlagen und Textelementen), bestimmte Rollen und Zugriffsrechte. Sämtliche Inhalte sind mit Versionsvermerken und einem Datum des Inkrafttretens versehen. Damit lässt sich die Freigabe der Inhalte für das System bestimmen. Dokumente werden auf Grundlage von im Dokumententwurf festgelegten Firmenregeln dynamisch für jeden Empfänger personalisiert.
Korrekturlesen von Dokumenten
Der Korrekturleser ist letztlich der Endbenutzer, der entscheidet, welches Dokument in die Produktion geht. Diese Person wählt den Dokumenttyp aus. Alle Dokumentelemente stammen aus einer Bibliothek genehmigter und mit der entsprechenden Vorlage formatierter Komponenten. Es wird eine Korrekturfahne im PDF-Format zur Ansicht und zur Weiterleitung an die Genehmigung erstellt.
Genehmigung von Dokumenten
Die für die Genehmigung zuständigen und entsprechend im System eingetragenen Benutzer sehen sich die Korrekturfahne an und treffen die Entscheidung über die Abnahme. Nur abgenommene und genehmigte Dokumente durchlaufen den Freigabeprozess als Vorbereitung auf die Produktion.
Herstellung von Dokumenten
Der letzte Schritt besteht in der Produktion des genehmigten Dokuments als Druckerzeugnis, für das Internet oder für beides. Dokumente können für den Stapelproduktionsdruck oder – bei kleineren Druckdurchläufen – auch für lokale Drucker oder Netzwerkdrucker freigegeben werden. Zudem können Dokumente für den Vertrieb als E-Mail-Anhang oder den Vertrieb übers Internet freigegeben werden.
Mit dem Elixir Correspondence System binden Sie die Ersteller von Dokumentinhalten und die Entscheidungsträger perfekt in die Arbeitsabläufe zur Dokumentersellung ein.
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