Lösungsprofil: Buck Consultants Vergütungsübersicht für Mitarbeiter

Die Abteilung für Technologielösungen bei Buck benutzt Elixir Opus, um mehr Dokumente schneller zu drucken und die Anschaffung neuer Geräte zu vermeiden.

Buck Consultants, ein Unternehmen der ACS-Gruppe, ist eine weltweit agierende Personalberatungsfirma, die Einrichtungen dabei hilft, ihr Humankapital richtig zu entwickeln, einzusetzen und zu verwalten. Mit über 2.000 Beschäftigten im Dienste von Kunden in den USA und anderen Ländern auf der ganzen Welt zählt Buck zu den größten und flächendeckendsten Anbietern von Beraterdiensten in Sachen Personal und Arbeitgeberleistungen. Buck hat Büros auf der ganzen Welt. Der Hauptsitz der Firma befindet sich in New York. Buck beschäftigt eine Abteilung eigens für Technologielösungen. Diese hilft Unternehmen durch den kreativen Einsatz von Daten, Kommunikation und Technik bei der Lösung komplexer Personalfragen. Zu den Lösungen von Buck zählt eine Online-Übersicht über das Gesamtvergütungspaket für Beschäftigte (so genannte Total Reward Statements), Arbeitgeberleistungen, Tools zur Entscheidungsfindung, Modeler, Dokumentverwaltungsprogramme und andere Anwendungen für Druck und digitale Kommunikation.

Vorher: Auslagerungen und eingeschränkte Funktionalität

Vor der Lizenzierung von Opus im Jahr 2000 ging die Abteilung für Technologielösungen bei Buck personalisierte Druck-Großaufträge mit einer Mischung aus interner und externer Anwendungsentwicklung und Drucken an. So wurden die so genannten Defined Contribution Statements 401 (k) zum Nachweis der privaten Altersvorsorge von einer externen Programmierergruppe erstellt und dann intern gedruckt. Bei komplexeren Anwendungen wie etwa Dokumentpaketen über die Gesamtheit der Vergütungen lagerte Buck sowohl die Anwendungsentwicklung als auch den Druck an regionale Servicebüros aus. Eine Analyse der Softwaresysteme für die Dokumentzusammenstellung ergab jedoch, dass, dass man auf Kundenwünsche schneller und flexibler würde reagieren und zudem beträchtliche Summen würde sparen können, wenn die Zusammenstellung vor Ort in der Firma erfolgte.

Ziele von Buck

• Den Entwicklungszyklus beschleunigen
• Den Informationsgehalt der Dokumente verbessern
• Die Klarheit der ausgedruckten Dokumente (einschließlich der variablen Daten) verbessern
• Mehr Leistung in den Bereichen Grafik, Layout und digitale Farben
• Die Erstellung von Aufmachungen, die auf möglichst vielen Druckern reproduziert werden können, so dass Buck seine Drucksachen zum besten Preis verkaufen kann
• Einsparungen durch Wegfall der Druckkosten bei Lieferung von Bildern für die Aufstellungen übers Internet bzw. den Wegfall des Bedarfs (und der damit verbundenen Kosten) an vorgedruckten Formularen

Sonderziele, die nicht von der LCDS/Metacode-Umgebung unterstützt werden

• Datengesteuerte Torten- und Balkendiagramme
• Unterstützung für Multicolor: Hochglanz-Farbdrucker druckten mit nur einer Farbe pro Dokument oder mussten auf Vordrucke drucken

Prozess der Lösungsbewertung
Buck empfahl zunächst eine Neugestaltung der Dokumente und richtete dann die Kriterien für die Auswahl der Dokumentzusammenstellungssoftware an den sich daraus ergebenden Abforderungen aus. Die Entscheidung fiel dann auf das Opus-System von Elixir Technologies, da es alle Wünsche von Buck erfüllt.

Anwendung 1: Total Compensation Statements
Dabei handelt es sich um eine Gesamtübersicht der Unternehmensausgaben für Vergütungen.

Vorher: Vorher gab es eine Formatvorlage, die aussah wie ein Gehaltsscheck. Darauf war ein Schätzwert aller Unternehmensleistungen als Betrag eingetragen. Der Name des Beschäftigten und Informationen zu den Leistungen wurden mit einem Laserdrucker auf ein vorgefertigtes Formular gedruckt.

Nachher: Jetzt sind sämtliche von Buck entwickelten Gesamtvergütungsaufstellungen vollständig personalisiert und können folgende Elemente enthalten: Barbezüge, Krankenkassenbeiträge, Rentenbeiträge, Steuern und sogar Prognosen für die Altersvorsorge. Zur besseren Veranschaulichung der Mitarbeitervergündtigungen und Sozialleistungen werden in diesen Aufstellungen zahlreiche datengestützte Grafiken verwendet. Ausgedruckt werden diese Vergütungsaufstellungen als unstrukturierte Dokumente oder Broschüren. Es gibt sie aber zum Nachdrucken und Archivieren auch im Adobe Acrobat PDF-Format.

Anwendung 2: Beitragsaufstellung für die Altersvorsorge

Vorher: Buck bot die Dokumente vorher nur als einfache Aufstellung von Datenzeilen an. Es gab zudem nur eine nicht proportionale Schriftart und gedruckt wurde entweder auf vorgefertigten Formularen oder in einfachstem Schwarzweiß.

Nachher: Die Aufstellungen beinhalten nun dynamische Bilder, variable Textnachrichten und Tortendiagramme und sind komplett datengestützt. In einer Aufstellung ist in der Regel der Status von 10 bis 35 Mitteln aufgeführt. Außerdem werden 10 bis 15 Quartalsleistungen angezeigt, die den Geldfluss vom Anfangs- bis zum Endbestand nachweisen. Als besonders gutes Verkaufsargument haben sich für Buck Tortendiagramme mit Portfoliostrukturierung und Tabellen mit Fondsaktivitäten erwiesen. Viele der Rentenaufstellungen sind für eine Ansicht im Internet optimiert, sehen aber ausgedruckt haargenau so aus. Die Flexibilität von Opus ermöglicht es Buck obendrein, flexibel und schnell auch auf ungewöhnliche Kundenwünsche zu reagieren. Für einen dieser Wünsche etwa wurde die DSFileIt-Funktion von Opus dazu verwendet, Schlüsselattribute so in Tags einzubetten, dass sie anschließend in den Online-Betrachtungsprozess der Aufstellungen bei Buck einbezogen werden konnten.

Für Personen mit vielen Vergütungen und Leistungen kann die Aufstellungsvorlage durchaus zwischen 3 und 5 Seiten umfassen. Ausschlaggebend ist das Datenprofil der Person aus:

• Privater und betrieblicher Altersvorsorge
• Pension
• Nicht geförderte Altersvorsorge
• Aktienkapital

Anwendung 3: Spontanmitteilungen
   
Vorher: Weil der ursprüngliche Entwickler mit den Anwendungen für die Aufstellungen im Rückstand war, wurden Spontanmitteilungen nicht unterstützt.

Heute: Heute kann Buck auf Kundenwünsche sofort reagieren. Denn bislang wurde Opus auch für die Entwicklung einer großen Bandbreite an Briefen, Bestätigungsschreiben, Arbeitsblättern und Aufstellungen für Beschäftigte und Ruheständler eingesetzt.

Heute kann Buck auf Kundenwünsche sofort reagieren. Denn bislang wurde Opus auch für die Entwicklung einer großen Bandbreite an Briefen, Bestätigungsschreiben, Arbeitsblättern und Aufstellungen für Beschäftigte und Ruheständler eingesetzt.

Situation:
Das von dieser Versicherungsfirma mit Sitz in den USA verwendete System zur Erstellung von Policen für die Kunden zeigte sich zeitaufwendig, teuer, arbeitsintensiv und anfällig für menschliches Versagen. Die Implementierung periodischer Änderungen an den Formularen war aufwendig.

Ziel:
Schnellere Erstellung neuer Policen, Kostenreduzierung, Fehlerbeseitigung und die Möglichkeit von Policenänderungen ohne Einsatz von IS-Personal. Dokumente sollten auf IBM®  Infoprint 60 gedruckt werden.

Zusammenfassung:
Durch die Erstellung von Versicherungspolicen mit Opus von Elixir benötigt das Unternehmen nur wenige Stunden von der Buchung der Police bis zu deren Versand an den Kunden. Zusätzlich zu einer schnelleren Produktlieferung wurden Fehler fast vollständig eliminiert. Änderungen an Formularen lassen sich mit den hochentwickelten Funktionen von Opus- leicht implementieren.

Vorteile

Die Erstellungszeit von Policen wurde von Tagen auf Stunden reduziert.

Fehler wurden fast vollständig eliminiert.

Policenüberarbeitungen und neue Dokumente werden schnell erstellt.

Situation:
Durch die Komplexität und die ständigen Änderungen an ihren Beitrittsbroschüren wurde es problematisch für diese Krankenversicherung, den Überarbeitungs- und Produktionsprozess zu bewältigen. Millionen von Codezeilen waren erforderlich, um die Ausgabe an ihre Xerox 4135-Drucker zu generieren.

Ziel:
Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die den Prozess der Erstellung und Verwaltung flexibler Beitrittsbroschüren für die Krankenversicherung Ihrer Kunden vereinfachte. Die Produktionsweise der Broschüren musste neu konzipiert werden, um den Prozess schneller, einfacher und kostengünstiger zu gestalten.

Zusammenfassung:
Opus, die Elixir-Lösung, reduzierte die Zeit für die Anwendungsentwicklung um die Hälfte, und die Anpassbarkeit der Dokumente wurde dramatisch verbessert. Das Unternehmen konnte den gesamten Prozess des Erstellens, Änderns und Verbesserns von Anwendungen beschleunigen, wodurch sowohl Zeit als auch Geld gespart werden.

Vorteile

Die Entwicklungszeit für Broschüren wurde um 50 % verringert.

Broschüren, die bisher Millionen von Codezeilen umfassten, werden nun in der grafischen Opus-Benutzeroberfläche verwaltet und bearbeitet.

Situation:
Dieses Versicherungsunternehmen hatte eine umständliche, komplexe, zeitaufwendige und fehleranfällige Methode, Broschüren über die Versicherungsleistungen zu produzieren. Versicherungskarten wurden in einem anderen System produziert und gesondert versendet, wodurch hohe Versandkosten entstanden.

Ziel:
Die Kosten und die Zeit zu reduzieren, die zur Erstellung einer Broschüre über Versicherungsleistungen und einer Versicherungskarte für neue Kunden nötig sind. Dafür wurde ein kompletter Workflow zur effizienten Verwaltung und Produktion kundenspezifischer Broschüren über die Versicherungsleistungen benötigt. Die Produktion der Versicherungskarten sollte in diesen Prozess integriert werden.

Zusammenfassung:
Mit Elixir steht dem Unternehmen nun eine kundenspezifische Workflowlösung zur Verfügung, die den Produktionsprozess dramatisch beschleunigt hat. Die Zeit vom Beitritt bis zur Zustellung wurde von 10 Wochen auf einen Tag verkürzt.  Außerdem konnten geringere Kosten, die Beseitigung von Fehlern und die Konsolidierung des Produktversands zu einer Sendung erreicht werden.

Vorteile

Die Zeit vom Beitritt bis zur Zustellung der Broschüre wurde von 10 Wochen auf einen Tag verkürzt.

Reduzierte Versandkosten durch Versenden aller zugehörigen Dokumente in derselben Sendung.

Geringere Kundenanfragen, weil alle Informationen gemeinsam versendet wurden.