Oficinas de servicios de impresión: cómo hacer negocios aprovechando la web.

Los sistemas basados en la web permiten importantes ahorros en los costos de producción de impresión y las oficinas de servicios de impresión están en condiciones de hacer notar esta ventaja desde el mismo día de implementación de los servicios.

¿Por qué? Los módulos actuales basados en la web para el flujo de trabajo del diseño de documentos permiten que la empresa segmente ciertas áreas del flujo de trabajo; áreas que en el pasado podrían haber creado gastos adicionales que hubieran consumido los márgenes de ganancia.

Sin embargo, la moneda tiene dos caras: los errores cometidos por el cliente y los cometidos por el servicio de impresión. Ambos pueden ser muy costosos.

Por el lado de la producción, la impresión de un archivo incorrecto, el uso del tipo equivocado de papel y la consiguiente demora en la distribución de documentos puede generar gastos adicionales asociados a horas extra, el costo de los suministros o una respuesta insuficiente a una distribución de correspondencia demorada.

El cliente puede cometer errores similares enviando el archivo incorrecto al proveedor (en lugar de enviar el archivo aprobado) o entregando el archivo maestro y los datos fuera de término. En estos casos la oficina de servicios de impresión puede verse obligada a hacerse cargo de todos o algunos de los gastos por trabajo urgente para conservar el negocio de impresión del cliente.

Muchas de estas situaciones suelen producirse a partir de cuestiones relacionadas con los procesos de negocios individuales y cómo éstos deberían administrarse en el flujo de trabajo en general. Los sistemas basados en la web, como el Sistema de correspondencia Elixir ofrecen a las oficinas de servicios de impresión la posibilidad de delegar ciertos aspectos del diseño, la verificación y el flujo de trabajo de producción de documentos sobre la base de cada cliente y cada documento.

Un área que los clientes desean controlar y que los proveedores desean delegar es el proceso de verificación y aprobación. Al erradicar la posibilidad de que errores de diseño o en los archivos de datos se filtren en el ciclo de producción, se pueden reducir significativamente los errores. Un sistema basado en la web permite a los proveedores delegar ciertas responsabilidades y actividades y ofrecer al cliente un proceso mejorado.

La parafernalia de administración subyacente de un sistema de correspondencia que se precie contiene herramientas para organizar archivos y recursos (imágenes, texto, etc.) y ejercer el control de la versión del documento y de sus recursos individuales. Los documentos se envían para su aprobación y se efectúa sobre ellos un seguimiento durante todo el proceso hasta entregar la versión aprobada al proveedor. De este modo resulta difícil enviar un diseño o cualquier otro elemento del documento incorrecto al sistema. Observe esta presentación informativa grabada sobre cómo Data Recognition Corp. ha logrado implementar este modelo de negocios utilizando el Sistema de correspondencia Elixir.

¡Retorno inmediato de la inversión!

Transpromo es una oportunidad, no una promesa

Transpromo es mucho más que un término de moda en la industria; se ha convertido en un elemento indispensable de los planes de marketing estratégico de muchas empresas.  Esto ha influido en la rentabilidad de las empresas de dos maneras. Se logran ahorros significativos en los costos gracias al uso de listas de correo para promociones de marketing existentes y al mejoramiento de la eficacia de las promociones: las promociones mejor dirigidas producen campañas más exitosas.

Para estas empresas, la visibilidad de la eficacia de transpromo actúa como una lupa y nosotros, en nuestra calidad de profesionales de la industria, no debemos dejarnos amedrentar por el potencial de transpromo. De hecho, deberíamos agradecer la oportunidad de mostrar al resto de la organización el verdadero potencial de impresión de datos variables.

¿De modo que cómo podemos obtener el mayor provecho de esta atractiva oportunidad?

Lograr la atención y la participación de todos lo interesados. Ellos serán el elemento clave en asegurar los recursos, los equipos y el software crítico para el éxito general del programa.

Éstas son algunas de las áreas clave que deben estar presentes en transpromo:

- TI

Es indispensable para éxito de este proyecto. TI contiene las claves de los datos de la empresa; el documento transpromo más eficaz será aquél que se nutra de múltiples fuentes de datos.

Tarea para TI: debe crear una lista de todas las bases de datos existentes sea cual fuere su formato. También debe indicar la finalidad de la base de datos, hacia donde deriva los datos y un resumen de los campos clave.

- Marketing

Es el área responsable de la creación, distribución y evaluación de las campañas de ventas y de marketing de la empresa. Su participación y compromiso  en la concepción del proyecto es una garantía de que las nuevas promociones de marketing (con transpromo) alcancen el mayor éxito posible.

Tarea para Marketing: redactar un borrador del mensaje de marketing personalizado ideal sin preocuparse de dónde deben provenir los datos para formular el mensaje.

¡A divertirse!

- Sistemas de impresión / Diseño de formularios y creatividad

El equipo de sistemas de impresión sabe cuáles son los requisitos de la producción de grandes volúmenes, entre ellos, encontrar la forma más eficaz de usar las imágenes y las fuentes, etc. El departamento creativo será responsable de aportar los gráficos y el arte que se empleará en este nuevo tipo de medio de marketing.

Tarea para ambos: ¡Conocerse el uno al otro! Cada uno de los grupos cuenta con una amplia experiencia en diseño y un proyecto transpromo bien diseñado exige de la destreza conjunta de ambos grupos. Comprender el diseño del documento y las fechas críticas para la distribución por correo de estados de cuenta y documentos similares ayudará al grupo de creativos a imponer un buen ritmo de trabajo y cuanto más sepa el equipo de impresión sobre el flujo de trabajo del equipo creativo, mejores serán los resultados. Es necesario estudiar el estilo y el formato de los estados de cuenta en uso para empezar a pergeñar la mejor forma de integrar el mensaje de marketing y las imágenes y de ver cómo mejorar el estado de cuenta integralmente. El grupo que aporta el diseño de los formularios para la impresión de producción puede indicar qué elementos del documento no se pueden mover (p. ej., el bloque de la dirección)  a la vez que debe tener en cuenta que el formato variable significa que el contenido se puede formatear dinámicamente en torno a las imágenes de marketing.

- Legales

El hecho de que este departamento evalúe en qué documentos se puede usar transpromo es crítico. Puede haber algunos documentos que queden excluidos por cuestiones legales.

Tarea para Legales: deben crear una lista de documentos que no se pueden usar con fines promocionales. Explicar el por qué de esta decisión para que el equipo pueda obrar con precaución en el futuro. Asegurarse de participar en el flujo de trabajo de aprobación de la lista de nuevos documentos aptos para integrar la lista de transpromo. Una revisión a tiempo en cuanto a la inclusión o no del documento ahorra tiempo y es una buena oportunidad para que el grupo aprenda estas cuestiones.

- Asistencia al cliente

¿Quién? Es indispensable incluir este representante esencial de la experiencia del cliente. Ellos tienen una visión única de la relación con el cliente y pueden aportar una perspectiva sobre cómo hacer que los documentos de transacciones sean más útiles para sus destinatarios. ¿Qué importancia tiene eso para la empresa? La lealtad del cliente. Si el documento es más fácil de comprender y el cliente hace menos preguntas o llamadas al centro de asistencia, todos ganan.

Tarea para Asistencia al cliente:  crear una lista de preguntas y cuestiones que exigen el contacto directo con el cliente. Deben resumir el proceso de resolución de cada una de estas cuestiones.

Una vez que se reúnan todos para comparar las tareas realizadas, será el momento de empezar a buscar una solución de software que permita la distribución rápida y coordinada de los documentos transpromo.

Una solución correctamente diseñada permite la distribución de las actividades cotidianas necesarias para crear el documento. Las soluciones basadas en la web con un sólido acceso basado en las funciones y pruebas y aprobaciones en línea permiten que todos los que intervienen en el flujo de trabajo participen sin errores y de forma eficiente.

Una promoción a través de documentos transpromo bien implementada puede aportar grandes ganancias en una amplia gama de tipos existentes de correspondencia con le cliente.

Asista un webinar de Elixir sobre transpromo para obtener más información.

Oportunidades de transpromo: un paso más allá del estado de cuenta mensual

Hay documentos de transacciones y documentos que representan transacciones. Los primeros son los que acaparan toda la atención, como por ejemplo, los estados de cuenta tradicionales que se reciben todos los meses del banco, de los proveedores de telefonía móvil o de las compañías de tarjetas de crédito.  La segunda categoría, igualmente útil para la venta cruzada y el fortalecimiento de la lealtad del cliente, incluye documentos individuales o por lotes pequeños, como notificaciones sobre cargos por pago fuera de término, avisos de giro en descubierto y cartas de confirmación. Algunos de estos documentos no son las cartas más esperadas. No obstante, pueden sirven para establecer un vínculo positivo con el cliente aun cuando transmitan mensajes no demasiado agradables. En ambos casos,

- El cliente abre la carta
- La información es necesaria para el cliente
- Esta correspondencia puede servir para ofrecer nuevos productos o mejorar los existentes o afianzar la lealtad del cliente

Una notificación de giro en descubierto puede ser una oportunidad de ofrecer un límite mayor de giro en descubierto. Si usted pertenece al grupo de marketing y está leyendo este artículo, considere endulzar un poco la oferta y renunciar a una parte del cargo por giro en descubierto en caso de que el cliente rechace dicha protección. De este modo podría aumentar la cantidad de clientes que acepten este servicio y, conseguir así, reforzar la lealtad del cliente haciéndolo pensar que la reducción del cargo no se debe a un error de cálculo sino a la intención de que el cliente sume un servicio.

El volumen de producción es la mayor diferencia entre los dos tipos de documentos. Los estados de cuenta se imprimen en grandes volúmenes y las notificaciones en cantidades menores sea en impresoras que no son de producción o por lotes en impresoras de grandes volúmenes.

Sea cual fuere el método elegido para su impresión, suelen tomar un camino distinto para la composición de documentos y uno que no se presta muy bien al contenido personalizado o con información apropiada para el cliente y la ocasión.

Las aplicaciones de redacción de cartas y el software de procesamiento de texto tradicionales no ofrecen los beneficios clave de los documentos de datos variables:

-integración de complejas normas de negocios que determinan el contenido del documento
-control, sección por sección, de los responsables de la edición del documento
- ruta de aprobación organizada
-interfaz de usuario de negocios basada en la web (en lugar de codificación en el nivel de programación)

En el otro extremo del espectro, hay muchos sistemas de composición de documentos que pueden ofrecer funciones poderosas de manejo de contenido y producción pero no se adecuan a las necesidades de programadores y desarrolladores.

Las aplicaciones de correspondencia de documentos, como el Sistema de correspondencia Elixir, ofrecen lo mejor de ambos mundos.

Interfaces de procesamiento de texto basadas en la web fáciles de usar a las que se puede acceder desde cualquier navegador y se adecuan a todos los usuarios de negocios de la organización. Puede protegerse contra la edición cualquier área del documento o bien permitir su edición. Todos los documentos se basan en una plantilla que puede contener un número ilimitado de reglas de negocios para determinar el contenido, autorizar ediciones, aprobarlas y mucho más.