Perfil de la solución: Buck Consultants Enunciados de beneficios de los empleados

El Grupo de soluciones de tecnología de Buck's Consultants utiliza Elixir Open para imprimir más documentos más rápidamente evitando la compra de nuevos equipos.

Buck Consultants, una compañía ACS, es una consultora global en Recursos Humanos que ayuda a las organizaciones a desarrollar, instrumentar y administrar su capital humano. Con más de 2.000 profesionales que atienden clientes a lo largo y ancho de los Estados Unidos y del mundo, Buck es uno de los principales prestatarios de servicios de consultoría y recursos humanos del país. Con sede central en Nueva York, NY, Buck cuenta con oficinas en varios puntos del mundo. El Grupo de soluciones de tecnología ayuda a las empresas a resolver complejas cuestiones de RRHH mediante el uso creativo de información, comunicaciones y tecnología. Las soluciones de Buck incluyen enunciados de premios, beneficios y sitios web de RRHH, herramientas de respaldo para la toma de decisiones, modeladores, herramientas de gestión de documentos y otras aplicaciones de comunicación impresas y digitales.

Antes: Tercerización y funcionalidad limitada

Antes de adquirir la licencia de Opus en 2000, el Grupo de soluciones de tecnología de Buck encaraba sus necesidades de impresión personalizada mediante una combinación de desarrollo de aplicaciones e impresión internas y contratadas. Los estados de aportes definidos al plan 401 (k) eran desarrollados por un grupo de programación e impresos internamente. En el caso de aplicaciones más complejas, como paquetes de documentación sobre compensación total, Buck recurría a oficinas de servicio regionales externas para el desarrollo de aplicaciones y la impresión. Mediante un análisis de los sistemas de software de composición de documentos se llegó a la conclusión de que podrían responder mejor a los requisitos de los clientes y lograr considerables ahorros si realizaran la composición de los documentos internamente.

Objetivos de Buck

• Acelerar el ciclo de desarrollo
• Mejorar las cualidades informativas de los documentos
• Mejorar la claridad de los documentos impresos, incluso los datos variables
• Ampliar las capacidades gráficas, de diseño y de color digital
  Generar diseños que pudieran imprimirse en una amplia variedad de impresoras permitiéndole a Buck tratar de obtener el mejor precio
• Lograr un considerable ahorro en los costos reduciendo los costos de impresión al ofrecer imágenes de sus documentos en línea y eliminar la necesidad y los costos de los formularios preimpresos

Objetivos específicos no cumplidos por el entorno LCDS/Metacode

• Gráficos Gráficas de pie e histogramas impulsados por datos
• Soporte a colores múltiples. Las impresoras con capacidad de resaltado sólo ofrecían la posibilidad de un color por documento o de imprimir sobre material preimpreso

Proceso de evaluación de la solución
Buck recomendó rediseñar los documentos y luego aplicó los requisitos resultantes para definir los criterios de selección del software de composición de documentos. La decisión consistió en elegir el sistema Opus de Elixir Technologies que cumplía con todos los objetivos de Buck.

Aplicación 1: Estados de Cuenta del Total de Remuneraciones
Este estado de cuenta ofrece un resumen completo de los gastos de la compañía en materia de remuneraciones.

Antes: Previamente, un formato de diseño que lograba mostrar el valor de los beneficios en su totalidad era la imagen de un cheque con el valor total estimado de la cantidad total de las remuneraciones pagadas por la compañía como importe y el nombre del empleado e información sobre sus beneficios impresos en láser sobre un formulario preimpreso.

Ahora: Todos los estados de remuneraciones totales desarrollados por Buck están completamente personalizados y cada uno puede incluir uno o más de los siguiente elementos: remuneraciones en efectivo, elecciones de plan médico, aportes al plan 401 (k), seguro de vida, e incluso proyecciones del plan 401 (k) y de retiro. Se utilizan ampliamente gráficos impulsados por datos para representar vívidamente los beneficios de los empleados. Impresos en forma plana o como librillo, estos estados de compensaciones también se generan en formato PDF de Adobe Acrobat para su posterior impresión y archivo.

Aplicación 2: Estado con aportes definidos a planes 401 (k)

Antes: Buck los ofrecía como simples estados de cuenta con datos lineales y un solo tipo de letra de tamaño fijo impresos sobre formularios preimpresos y en blanco y negro.

Ahora: Los estados de cuenta incluyen imágenes dinámicas, mensajes de texto variables y gráficos de torta completamente impulsados por datos. Un estado de cuenta típico resume el estado de 10 a 35 fondos y muestra de 10 a 15 trimestres de actividad que muestran el saldo inicial y el final, junto con el flujo de efectivo. Los gráficos de torta de asignación de activos y las tablas de actividad de los fondos constituyen atractivos vehículos para incrementar las ventas. Muchos de los estados de cuenta de planes 401 (k) se generan para ser visualizados por la web y son 100 % fidedignos respecto del estado impreso. La versatilidad de Opus también le ha permitido a Buck mayor flexibilidad y respuesta a los requisitos inusuales de los clientes. Uno de tales requisitos utiliza la función DSFileIt de Opus para incorporar atributos clave dentro de las etiquetas que luego se utilizan en el proceso de visualización de los estados de cuenta de Buck en línea.

Para las personas con alta remuneración, el diseño del estado de cuenta puede tener de 3 a 5 páginas, según el perfil de datos de cada individuo, incluyendo:

• Plan 401(k)
• Pensión
• Plan de retiro no calificado
• Valor patrimonial en acciones

Aplicación 3: Comunicaciones ad hoc
   
Antes: este tipo de comunicaciones espontáneas no se podía realizar debido al atraso en el desarrollo de aplicaciones de estados de cuenta.

Hoy: Buck puede responder a los pedidos de los clientes apenas presentados. Hasta el momento, se ha utilizado Opus para desarrollar una amplia variedad de cartas, confirmaciones, planillas de cálculo y estados de cuenta para empleados activos y retirados.

Buck ha logrado satisfacer e incluso superar las expectativas de los clientes respecto de las comunicaciones personalizadas y los requisitos de complejidad de los documentos.

Situación:
El sistema utilizado por esta compañía de seguros, con sede central en los Estados Unidos, para producir pólizas para sus clientes ha resultado excesivamente costoso y lento, demanda mucho trabajo y es extremadamente propenso a errores humanos. Además, fue especialmente difícil implementar modificaciones periódicas en los formularios

Objetivo:
Generar nuevas pólizas más rápidamente, reducir los costos, eliminar los errores y permitir cambios en las pólizas sin recurrir a personal de SI Los documentos se imprimirán en un equipo IBM®  Infoprint 60.

Sinopsis:
Al utilizar el sistema Opus de Elixir, la compañía puede generar las pólizas de seguros unas pocas horas después de que sus clientes hayan concertado el seguro. Además de lograr una entrega del producto final más veloz, el nuevo sistema ha eliminado prácticamente los errores. Por otra parte, las funciones de última generación de Opus permiten implementar las modificaciones fácilmente.

Beneficios

El tiempo de producción de las pólizas se redujo de varios días a unas pocas horas

Se han eliminado los errores casi por completo

Se ha conseguido una entrega veloz de nuevos documentos y revisiones de pólizas

Situación:
Dada la complejidad y los cambios constantes de los librillos de inscripción en los beneficios médicos, esta compañía tenía problemas para mantener al día el proceso de revisión y producción. Era necesario generar millones de líneas de código para generar la salida en sus impresoras Xerox 4135.

Objetivo:
La compañía necesitaba una solución que simplificase y acelerase el proceso de creación de los librillos de inscripción en los beneficios para sus clientes, y permitiese, a su vez, una gran flexibilidad de modificación. Necesitaban rediseñar la producción de librillos para que resultara más sencilla, rápida y rentable.

Sinopsis:
La solución de Elixir, Opus, redujo a la mitad el tiempo de desarrollo de aplicaciones y, a su vez, mejoró sensiblemente la capacidad de personalización de los documentos. La compañía aceleró el proceso de creación, modificación y actualización de las aplicaciones, lo cual significó un ahorro enorme de tiempo y dinero.

Beneficios

Se redujo en un 50 % el tiempo de desarrollo de los librillos

Los librillos que antes implicaban programar millones de líneas de código se generan y modifican ahora mediante la interfaz gráfica de Opus

Situación:
El método de producción de librillos de beneficios de este proveedor de seguros era complicado, lento y propenso a errores. Las credenciales se generaban mediante otro sistema y debían ser enviadas separadamente, generando un costo de correo altísimo.

Objetivo:
Reducir el costo y el tiempo necesarios para generar librillos de beneficios y credenciales para nuevos clientes. Para lograrlo era necesario rediseñar completamente el flujo de trabajo para obtener una administración eficiente y producir librillos de beneficios personalizados. La producción de credenciales debía ser integrada a este proceso.

Sinopsis:
Con Elixir la compañía cuenta actualmente con una solución de flujo de trabajo personalizada que aceleró de forma sustancial el proceso de producción. El tiempo de entrega de credenciales desde la fecha de inscripción se redujo de 10 semanas a 1 día. Esta solución también permitió eliminar errores y combinar varios productos en un mismo envío postal.

Beneficios

Se redujo el costo de los envíos postales gracias a la unificación de documentos afines en un único paquete

Además, al entregar toda la información junta, se observó una reducción en la afluencia de preguntas de clientes